Com treballar a distància en equip assolint l’alt rendiment

Tots els que hem dirigit o dirigim un equip sabem de la complexitat que comporta, i si això li sumem la distància física, el repte encara és més gran, especialment si ens trobem amb diferències horàries, culturals, d’idioma, rutines, hàbits, etc. T’explicaré com treballar a distància en equip per assolir l’alt rendiment aplicant una sèrie de premisses bàsiques de gestió.

distancia-equip

Com ja saps el treball en equip requereix coneixements més enllà dels propis del teu negoci, que cal aprendre i cultivar per a treure el màxim rendiment del teu equip. La disciplina i l’ordre, es a dir, establir una metodologia de treball comuna facilita enormement que l’equip funcioni, així que si li sumem bones eines de gestió i un procediment de comunicació efectiva, reunirem algunes de les claus més importants per assolir l’alt rendiment dels equips. Si els seus components es troben repartits per diferents zones geogràfiques, et recomano enfortir la estratègia amb aquestes claus:

Establir normes i pautes de treball en equip

Si en qualsevol equip és primordial establir el seu funcionament, treballant a distància és obligatori, ja que ens serà més complicat fer un seguiment dels procediments, de les incidències, o del dia a dia dels membres del nostre equip. Per tant, estableix una normativa clara de funcionament, deixa-la per escrit indicant com es procedeix per a fer peticions, convocar reunions, fer trucades, quins horaris són els disponibles, estableix rols i responsabilitats, indica com es gestionen les reclamacions o queixes, etc. Quant més documentat estigui el procediment molt millor, més facilitat per a incorporar a nous membres i per a gestionar els conflictes.

Definició clara del objectiu o propòsit

Defineix els objectius o el propòsit del equip seguint metodologies SMART, de forma clara i precisa. Un cop definits assegura’t de comunicar-ho d’igual forma a tot l’equip, que tothom els tingui clars, així tothom sumarà en la mateixa direcció.

Gestió del coneixement

Actualment existeixen moltes eines per a gestionar informació compartida, des de Dropbox passant per Evernote, Office 365 o Google Apps for work, podeu triar la que més us agradi, al final l’objectiu es disposar de tota la informació organitzada i classificada, per a que sigui fàcilment accessible per qualsevol dels integrants del equip en qualsevol moment. Un format molt recomanable son les Wikis.

Gestió de les comunicacions

Una de les claus que abans assenyalava, la comunicació efectiva. Sense comunicació no pot haver-hi equips d’alt rendiment així que és fonamental establir normes i pautes de treball i facilitar eines per a gestionar les comunicacions del equip. Podeu utilitzar el correu electrònic, missatgeria instantània, o el telèfon, però sigui com sigui no oblidis mai les regles per a una comunicació efectiva.
Personalment et recomano que utilitzis Slack, una eina que està revolucionant la comunicació interna de grans empreses, fins i tot eliminant el correu electrònic intern.

Gestió del treball en grup

Si tenim tota la informació recollida en una magatzem comú perquè gestionem el coneixement i estem fent un ús correcte de les comunicacions, ens queda el tercer pilar que és la gestió del propi treball en grup. Plataformes que ens permetin consolidar tota la informació i les comunicacions en una única eina que ens facilita la gestió de projectes, tasques, rols, permisos, seguiments, etc. Algunes de les més famoses són Basecamp, Trello, o Teambox, per citar-ne algunes. Però com sempre et dic, si no hi ha metodologia les eines no et faran la feina, pensar et toca a tu.

Reunions de seguiment

La distància fa encara més necessari el seguiment regular del estat del projecte, i et recomano que organitzis una reunió periòdica amb tot el teu equip, si és possible una molt bona opció serà fer-la presencial per desvirtualitzar l’equip, establir lligams, i fer-la més distesa. Si per qüestions geogràfiques no és possible, existeixen moltes aplicacions que et permetran crear una sala de reunions per a desenvolupar-la amb tot el teu equip. Sigui com sigui, recorda les claus per a una reunió efectiva.

Reconeixement individual i col·lectiu

Si l’equip treballa a distància cal saber reconèixer l’acompliment individual i la contribució al col·lectiu, per a reforçar tant la sensació de pertinença al grup com la auto-estima dels seus integrants. Tracta de fer entendre a l’equip les contribucions individuals que han permès assolir els objectius col·lectius, aconseguiràs major cohesió i coordinació en l’equip.

Selecció dels integrants

Com ja saps crear un equip no és una tasca senzilla, començant per la selecció dels participants. En els equips a distància els integrants han de posseir certes habilitats clau per a un correcte desenvolupament dins del col·lectiu, com ser persones que saben auto-motivar-se, orientats a resultats, acostumats als KPI, amb clares aptituds per a la comunicació efectiva, persones obertes, honestes i directes.

 

El treball en equip a distància ens pot aportar grans beneficis des del punt de vista de l’estalvi de costos, l’eficiència, o la selecció del personal, però caldrà tindre en compte els punts clau que abans he mencionat per a que funcionin correctament, triant els integrants de l’equip més adients, establint normes clares, objectius SMART i fomentant una comunicació efectiva.

Treballar a distància en equip assolint l’alt rendiment és possible si segueixes aquests claus, per tant oblida les fronteres, busca el talent allí on sigui i conforma el teu equip d’alt Rendiment. I recorda que puc ajudar-te a tu i al teu equip a assolir l’alt rendiment, com ja ho han fet moltes persones i empreses que han confiat en els meus serveis.

Has treballat en equip a distància? Quins creus que són els reptes a superar? Desitjo rebre el teus comentaris, participa!