Les 6 claus per a que una reunió sigui efectiva

És molt probable que durant la setmana passis algunes hores en reunions, ja sigui com a convocant o com a assistent, i estic convençut que en la majoria d’elles no tens clar ni tan sols perquè hi ets, o quin és l’objectiu. En propers articles ja parlarem de les reunions de 10 minuts, sobre com preparar reunions productives o com aprofitar realment una reunió, en aquesta ocasió vull compartir les 6 claus per a que una reunió sigui efectiva.

6-claus-reunions

  • L’Agenda
    La convocatòria de la reunió es fa amb temps suficient, definint uns objectius clars a assolir, per a que els assistents tinguin temps de preparar-se el que necessitin per a poder-los assolir. Només convoquem a qui té quelcom a aportar, independentment del seu càrrec dins de la empresa o del departament, només cal que assisteixin a la reunió aquells que podem aportar quelcom per assolir els objectius que s’han fixat.

 

  • El moderador o Líder
    Habitualment qui convoca la reunió cal que assumeixi el paper de moderador o líder de la reunió, per a facilitar el seu desenvolupament. Haurà d’estar pendent de la participació de tothom, moderant les intervencions, controlant els temes i els temps acordats, i registrant les aportacions.

 

  • La reunió
    Quan comença la reunió tothom està per la reunió, ni telèfons, ni ordinadors, ni converses en paral·lel. Si algú no està interessat en el que es diu en la reunió o està més pendent del que passa fora que dins, segurament serà símptoma que millor que marxi o que no se l’havia de convocar. Com abans hem dit, si tothom té clar l’objectiu de la reunió, ja hauria de saber si l’interessa assistir-hi, i en cas afirmatiu, durant el desenvolupament de la reunió cal que hi estigui al 100%.

 

  • La durada
    El temps de tothom és un bé molt preuat, així que respectem-lo! Pensa el que costa (econòmicament parlant) tenir a X persones, especialment si són alts càrrecs, durant unes hores fent una reunió on no s’assoleixin objectius. Qui convoca la reunió ha de fixar els temps aproximats per a cada tema a tractar, i regular la reunió per a que un cop s’arribi al temps màxim assignat, es busqui una conclusió per tancar el tema i passar al següent.

 

  • La Puntualitat
    Màxim respecte al temps, com abans dèiem, la reunió començarà i acabarà a l’hora fixada, sense excepcions. Si tothom té clar perquè ha estat convocat i quins són els objectius a assolir, no hi ha motiu per a allargar la reunió innecessàriament, així com si els convocants tenen interès, cal exigir-los puntualitat, especialment per respecte a tots els que sí estan a l’hora. Un últim apunt respecte a la puntualitat, eviteu convocar reunions fora del horari laboral, segurament si ho feu els convocats estaran més pendents del que els espera fora que no pas del que es parla a dins.

 

  • L’acta
    Al finalitzar la reunió, el moderador haurà recopilat totes les decisions que s’hagin pres, qui les durà a terme, en quin termini s’han de complir, etc. Tota aquesta informació l’ha d’enviar seguidament a tots els convocats.

 

Si pensem que una de les principals motivacions de les reunions són la coordinació i la definició dels objectius, podem entendre que són necessàries alhora que clarament definibles per a que siguin útils, permetin avançar en els projectes i no es converteixin en “lladres de temps”. Prendre decisions col·lectives, posar en comú el desenvolupament del projecte, o resoldre situacions reunint perfils multidisciplinars són grans motius per a convocar reunions sempre que respectis les 6 claus per a que una reunió sigui efectiva.

A quantes reunions has assistit aquesta setmana? Quantes d’elles respectaven les 6 claus? Quantes claus heu respectat en la teva darrera reunió?

Si vols aprendre a convocar reunions efectives, a aprofitar millors les reunions a les que et convoquen, si vols convertir-te en un mestre de les reunions de 10 minuts, uneix-te a la Comunitat de l’Alt Rendiment on trobaràs més informació sobre aquest i molts altres temes de Productivitat i Habilitats Directives.